POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

Adaptada a la operación digital de TopPartes y a los servicios tecnológicos utilizados.

 

1.1 Objetivo y alcance

Esta política establece los criterios para la recolección, almacenamiento, uso, circulación, transmisión, transferencia, actualización, rectificación, conservación y supresión de datos personales tratados por Grupo Estravia S.A.S. a través de TopPartes, sus canales digitales, operaciones de venta, servicio al cliente, facturación, logística y actividades administrativas.

Aplica a clientes, usuarios, prospectos, proveedores, contratistas, aliados, visitantes del sitio y demás personas naturales que interactúen con TopPartes por medio del sitio web, correo electrónico, WhatsApp, formularios, pasarela de pagos, procesos de facturación, transporte, servicio al cliente o actividades comerciales relacionadas.

1.2 Identificación del responsable

1.3 Principios aplicables

·         Legalidad, finalidad, libertad y transparencia.

·         Veracidad, calidad y actualización de la información.

·         Acceso y circulación restringida.

·         Seguridad y confidencialidad.

·         Necesidad y minimización: se solicitarán únicamente datos adecuados para cada finalidad.

·         Responsabilidad demostrada frente al cumplimiento de las obligaciones.

2.4 Definiciones básicas

2.5 Datos que pueden ser recolectados

·         Identificación: nombres, apellidos, documento, NIT o datos de facturación.

·         Contacto: correo electrónico, teléfono, WhatsApp, dirección y ciudad.

·         Transaccionales y de pago: información sobre pedidos, facturas, devoluciones, garantías, valor de la transacción, medio de pago, estado o confirmación del pago e identificadores de la operación. Los datos sensibles de la tarjeta, como su número completo o código de seguridad, son procesados directamente por los proveedores de pago habilitados y no son almacenados directamente por TopPartes.

·         Vehículo y compatibilidad: marca, modelo, año, versión, motor, VIN, placa, referencia o fotografías de piezas, cuando sean necesarias.

·         Navegación: dirección IP, dispositivo, navegador, sesiones, páginas visitadas, carrito y origen de tráfico.

·         Servicio: mensajes, grabaciones autorizadas, fotografías, videos o documentos aportados para validar un producto o una reclamación.

·         Preferencias comerciales y autorizaciones de contacto.

1.6 Fuentes de recolección

Los datos pueden obtenerse directamente del titular mediante el sitio, checkout, formularios, correo, WhatsApp, llamadas, redes sociales, PQR, garantías y recogida; automáticamente mediante cookies y registros técnicos; o legítimamente de proveedores, transportadoras, procesadores de pago y autoridades, dentro de sus competencias y finalidades.

1.7 Finalidades del tratamiento

·         Crear y administrar cuentas de usuario.

·         Identificar al comprador, recibir y procesar pedidos.

·         Validar compatibilidad de autopartes y atender solicitudes técnicas.

·         Procesar pagos y prevenir fraude, suplantación y operaciones no autorizadas.

·         Emitir facturas y cumplir obligaciones contables, tributarias y comerciales.

·         Preparar, despachar, rastrear y entregar pedidos o coordinar recogidas.

·         Atender consultas, PQR, cambios, retractos, devoluciones y garantías.

·         Conservar evidencia de la relación de consumo, autorizaciones y transacciones.

·         Realizar análisis estadísticos, de usabilidad, tráfico, conversión y mejora del sitio.

·         Enviar comunicaciones transaccionales indispensables sobre pedidos y servicio.

·         Enviar publicidad, promociones o novedades solo cuando exista autorización o una base legal aplicable.

·         Cuando exista la autorización correspondiente y la configuración tecnológica lo permita, utilizar información sobre interacción con el sitio, productos consultados o actividad comercial para crear audiencias, medir campañas y realizar acciones de remarketing o retargeting mediante plataformas como Meta, Google o servicios habilitados por Shopify.

·         Gestionar proveedores, aliados, contabilidad, auditoría, seguridad y defensa jurídica.

·         Cumplir órdenes de autoridades y obligaciones legales.

1.8 Autorización y prueba

Cuando sea necesaria, la autorización será previa, expresa e informada y se obtendrá mediante casillas, formularios, mensajes de datos, firma, grabación o conductas inequívocas legalmente válidas. Grupo Estravia conservará evidencia de la autorización, su texto, fecha, canal y finalidad. La autorización de publicidad será independiente de la necesaria para ejecutar la compra.

1.9 Casos en que no se requiere autorización

·         Información requerida por autoridad pública o judicial en ejercicio de sus funciones.

·         Datos de naturaleza pública.

·         Urgencia médica o sanitaria.

·         Tratamientos autorizados por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.

·         Datos relacionados con el registro civil, en los términos legales.

2.10 Datos sensibles, fotografías y menores

TopPartes no solicita datos sensibles como condición de compra. Si el titular los suministra para una garantía o servicio, se tratarán solo cuando sean necesarios y con protección reforzada. Las fotografías o videos no se considerarán automáticamente biométricos; solo tendrán esa naturaleza si se utilizan técnicamente para identificar de forma única a una persona.

El sitio no está dirigido a menores de edad. No se realizarán compras ni tratamientos deliberados de datos de menores sin intervención de su representante legal y sin respetar su interés superior y derechos prevalentes.

1.11 Proveedores y terceros

Para operar, TopPartes puede compartir o transmitir datos estrictamente necesarios a proveedores tecnológicos, procesadores de pago, Shopify, Wompi/Bancolombia, Siigo, servicios de correo y mensajería, transportadoras, puntos de entrega, contadores, auditores, asesores, fabricantes y proveedores de autopartes, Meta, Google u otras herramientas analíticas y publicitarias. Cada tercero deberá tratar los datos conforme a la ley, sus contratos y sus propias responsabilidades.

1.11.1 Relación con Shopify

TopPartes opera sobre la infraestructura tecnológica de Shopify, plataforma que puede tratar información necesaria para alojar y operar la tienda, gestionar sesiones, cuentas, seguridad, checkout, analítica y demás funcionalidades habilitadas. Dependiendo de la configuración activa de la tienda, Shopify podrá realizar tratamientos adicionales asociados a funciones de personalización, seguridad, medición o servicios avanzados. Dichos tratamientos se encuentran sujetos a las condiciones y políticas de privacidad aplicables de Shopify. Grupo Estravia S.A.S. procurará habilitar únicamente funcionalidades compatibles con las finalidades informadas a los titulares y con la normativa aplicable.

1.12 Transmisiones y transferencias internacionales

Algunos proveedores tecnológicos, incluido Shopify y otros servicios integrados a la tienda, pueden almacenar o procesar información fuera de Colombia. Grupo Estravia realizará transmisiones o transferencias nacionales e internacionales conforme a la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1074 de 2015, los contratos aplicables, las declaraciones de conformidad y las excepciones legales. Se limitarán los datos a lo necesario para prestar el servicio y se revisarán las condiciones de privacidad de los proveedores relevantes antes de habilitar nuevas integraciones.

1.13 Cookies y analítica

El sitio utiliza cookies y tecnologías similares para funciones esenciales, preferencias, medición, seguridad y, con autorización cuando corresponda, publicidad. El detalle se encuentra en la Política de Cookies. El usuario podrá administrar las cookies no esenciales mediante el banner y la configuración de su navegador.

1.14 Seguridad y gestión de incidentes

·         Controles de acceso, contraseñas, permisos y autenticación disponibles.

·         Uso de plataformas con cifrado y medidas de seguridad razonables.

·         Copias de respaldo, registros y actualización de herramientas.

·         Acceso limitado al personal y proveedores que lo requieran.

·         Gestión de incidentes, evaluación de riesgos y comunicación a autoridades o titulares cuando proceda.

·         Conservación de evidencia de consentimientos, autorizaciones, cambios de políticas, accesos relevantes y actuaciones frente a incidentes, cuando corresponda.

Ningún sistema es absolutamente invulnerable. La obligación de Grupo Estravia es adoptar medidas apropiadas y actuar diligentemente frente a riesgos e incidentes.

1.15 Conservación y supresión

Los datos se conservarán durante la relación contractual y el tiempo necesario para las finalidades informadas, la atención de garantías, obligaciones fiscales y contables, defensa de derechos, prevención del fraude y términos legales de archivo. Cumplidas las finalidades y plazos, serán eliminados, anonimizados o bloqueados, salvo obligación legal de conservarlos.

1.16 Derechos del titular

·         Conocer, acceder, actualizar y rectificar sus datos.

·         Solicitar prueba de la autorización, salvo excepción legal.

·         Ser informado sobre el uso dado a sus datos.

·         Presentar consultas y reclamos.

·         Revocar la autorización y solicitar la supresión cuando sea procedente.

·         Acceder gratuitamente a sus datos.

·         Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio después de agotar el trámite correspondiente.

1.17 Personas autorizadas para ejercer derechos

Los derechos podrán ser ejercidos por el titular, sus causahabientes acreditados, su representante o apoderado y, en el caso de menores, por sus padres o representantes legales. TopPartes verificará la identidad y legitimación antes de revelar o modificar información.

1.18 Consultas

Las consultas se presentarán al correo contacto@grupoestravia.com o al formulario habilitado. Serán atendidas dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a su recepción. Si no es posible responder en ese plazo, se informará el motivo y la nueva fecha, que no superará cinco (5) días hábiles adicionales.

1.19 Reclamos de corrección, actualización o supresión

El reclamo deberá identificar al titular, describir los hechos y el derecho que desea ejercer, indicar el medio de respuesta y adjuntar soportes. Si está incompleto, se requerirá su corrección dentro de los cinco (5) días siguientes. Transcurridos dos (2) meses sin respuesta, se entenderá desistido. El reclamo completo se atenderá dentro de quince (15) días hábiles; si se requiere ampliación, se informará y no excederá ocho (8) días hábiles adicionales.

1.20 Revocatoria y supresión

La revocatoria o supresión procederá cuando no exista una obligación legal o contractual que exija conservar los datos. La supresión de una cuenta no implica la eliminación inmediata de facturas, soportes de pago, PQR, garantías o información que deba conservarse por ley o para defender derechos.

1.21 Comunicaciones comerciales

Las promociones se enviarán únicamente por canales autorizados y dentro de los horarios y condiciones legales. Cada mensaje electrónico incluirá un mecanismo razonable para retirar la autorización. Las comunicaciones indispensables para ejecutar un pedido no se consideran publicidad, pero se limitarán a la información necesaria.

1.22 Vigencia y cambios

Esta política entra en vigencia al ser aprobada y publicada. Las bases de datos tendrán vigencia mientras subsistan las finalidades y obligaciones legales. Los cambios sustanciales se comunicarán antes de implementarse y, cuando impliquen nuevas finalidades, se solicitará una nueva autorización si resulta necesaria.